Alfabelle Recreio

Você já passou por aquele momento frustrante de tentar lembrar o nome de um fornecedor recomendado e não conseguir? A solução está em organizar seu cadastro de fornecedores de maneira eficiente. Neste artigo, vamos mergulhar nas melhores práticas para manter seus contatos de fornecedores bem organizados, garantindo que você sempre tenha à mão as informações de prestadores de serviços confiáveis e de qualidade. Vamos lá, transformar essa parte crucial da gestão de compras em algo simples e prático!

Já tentou se lembrar do nome de um excelente fornecedor indicado por um parceiro para prestar um serviço, mas não conseguiu se lembrar? Para acabar com esse problema, você precisa aprender como fazer o cadastro de fornecedores. 

Essa tarefa faz parte da rotina do setor de compras, que é o responsável pela gestão de fornecedores, e serve  para organizar os contatos dos prestadores de serviços que já trabalharam com a empresa.

Dessa forma, sempre que for necessário acionar o fornecedor de uma categoria, existirão várias opções e você vai conseguir se lembrar daquele que prestou um serviço de qualidade.

Outro ponto importante de fazer o cadastro de fornecedores é manter um cadastro apenas com empresas confiáveis, legalizadas e sem nenhuma pendência fiscal.

Hoje existem ferramentas modernas que ajudam tanto na criação quanto na manutenção dessa lista para fazer pesquisas rápidas e seguras.

Continue a leitura e aprenda a fazer o cadastro de fornecedores na prática e como facilitar esse processo para que toda equipe possa aproveitar os benefícios. 

O que é um cadastro de fornecedores?

O cadastro de fornecedores é uma forma de organizar e registrar os contatos de empresas prestadoras de diversos serviços que um negócio pode precisar.

Antigamente, usava-se agenda telefônica de papel, pastas organizadoras de cartões de visitas para consulta, mas hoje é necessário (e possível) saber mais que o nome das empresas e seus contatos comerciais.

Existem softwares que permitem fazer o cadastro incluindo todos os dados empresariais, anotações sobre os pedidos, observações sobre serviço, entre outras informações que ajudam a garantir a transparência geral das parcerias para ambos os lados.

Quais as vantagens de melhorar o sistema de cadastro?

Dependendo do volume de contatos que você precisa gerenciar onde trabalha, haja agenda para anotar tudo, não é mesmo?

Sem contar que a pesquisa é muito mais demorada e não é possível incluir outros detalhes sobre o fornecedor ou destacá-lo entre as opções cadastradas.

Então, ao invés de usar um sistema analógico, utilizar um software ajuda a digitalizar as informações e facilitar a consulta de dados empresariais, podendo também criar um cadastro a partir das pesquisas. 

Isso ajuda a seguir as regras de compliance da empresa na hora de contratar e também os princípios de governança corporativa, o que torna as operações mais transparentes e fáceis de analisar quando necessário.

Outras vantagens de otimizar o jeito de fazer cadastro de fornecedores são:

• estabelecer quais informações são imprescindíveis no cadastro para facilitar o processo de qualificação e submeter todos ao mesmo padrão de análise; 
• melhorar o sistema de qualificação e homologação dos fornecedores, fazendo a checagem de forma mais rápida, segura e eficiente;
• agilizar o processo de negociação com os fornecedores, já que com todos os dados disponíveis fica mais fácil fazer mudanças ou mesmo repetir uma solicitação anterior;
• reduzir os riscos de contratar empresas que não são qualificadas porque o cadastro é feito a partir de fontes confiáveis;
• fazer pesquisas entre os fornecedores homologados, permitindo atualizar os dados e excluir contatos que não se encaixam nas regras de compliance exigidas pela empresa.

Como fazer um cadastro de fornecedores eficiente?

Agora que você já entendeu a função e as vantagens de fazer o cadastro de fornecedores, reunimos algumas dicas para que seu sistema fique bem organizado e fácil de usar.

1. Define as informações padrão

O primeiro passo para fazer um cadastro de fornecedores eficiente é definir quais informações sobre a empresa serão incluídas no cadastro. Essa definição deve ser padrão para garantir que o processo de qualificação funcione para todos.

A lista pode incluir dados de identificação como nome da empresa, categoria, CNPJ, Inscrição Estadual, endereço, contatos (telefone, e-mail, etc.), produtos vendidos (incluindo catálogo) e nome do representante comercial que faz o atendimento.  

Complementando o cadastro também podem ser incluídos dados operacionais como prazos de pedidos, entregas e pagamento, bônus oferecidos, abertura para negociações, entre outros.

2. Crie um controle de acesso ao cadastro

O conjunto de informações que é reunido na hora de fazer o cadastro de fornecedores é muito valioso e, por isso, deve ter um controle de acesso restrito.

Na hora de escolher um software, cheque se ele oferece filtros de segurança e se permite criar logins que possam assegurar que só pessoas autorizadas acessem o cadastro. A equipe de compras, é claro, deve ter acesso liberado para gerenciar o banco de dados.

3. Divide os fornecedores em categorias

Um software para gestão de fornecedores só será eficiente se estiver bem organizado. Então, para ter um cadastro fácil de navegar, separe os fornecedores em categorias, de acordo com o tipo de produto ou serviço oferecido.

Esse detalhe simples ajuda muito na hora da busca que pode ser feita por palavras-chave.

4. Registre detalhes dos pedidos

Além de ajudar a lembrar o nome e o contato das empresas, fazer um cadastro de fornecedores também serve para registrar detalhes dos pedidos. 

Assim, é possível perceber variações de preço para uma mesma demanda, fazer contrapropostas ou negociações e perceber se estão acontecendo atrasos frequentes na entrega de um fornecedor, etc. 

5. Atualize o cadastro de fornecedores 

De tempos em tempos, é importante refazer a validação dos dados dos fornecedores para conferir se alguma empresa já não cumpre as regras de compliance para homologação correta. 

O próprio cliente também pode enviar alguma mudança na parte operacional ou cadastral e facilitar a atualização do sistema. Fique atento para repassar os dados.

6. Use um software para gerenciar o cadastro

A transformação digital está batendo na porta das empresas, atualizando os processos analógicos para soluções digitais.

Aproveite essa tendência e implemente um software de gestão de fornecedores para automatizar tarefas repetitivas e burocráticas, economizar tempo e executar todas as dicas anteriores muito mais rápido. 

Gostou das dicas de como fazer cadastro de fornecedores? Com esses passos iniciais, você pode criar um sistema eficiente no seu negócio e comprar apenas com as melhores empresas do mercado. Aproveite e coloque essas ideias e prática!
Este artigo foi escrito pela Linkana, empresa referência na análise pública automatizada de Compliance e governança corporativa no processo de homologação de fornecedores.

6 Estratégias Essenciais para Organizar o Cadastro de Fornecedores e Melhorar a Gestão de Contatos

O artigo aborda a importância de manter um cadastro de fornecedores bem organizado, destacando como essa prática é vital para a eficiência do setor de compras e a gestão de fornecedores. Ele oferece dicas práticas, como definir informações padrão, criar controle de acesso, categorizar fornecedores, registrar detalhes dos pedidos, atualizar o cadastro regularmente e utilizar softwares especializados. Essas estratégias não só facilitam a lembrança e o acesso a fornecedores de qualidade mas também promovem a transparência e a conformidade nas parcerias comerciais.

O que é um cadastro de fornecedores?
É uma forma organizada de registrar e gerenciar os contatos de empresas que prestam serviços ou fornecem produtos, facilitando a consulta e a gestão de informações comerciais e operacionais.

Quais são as vantagens de um sistema de cadastro de fornecedores otimizado?
Melhora a eficiência da qualificação e homologação de fornecedores, agiliza negociações, reduz riscos de contratação e facilita pesquisas rápidas e seguras entre fornecedores homologados.

Como posso fazer um cadastro de fornecedores eficiente?
Defina informações padrão para inclusão, crie controle de acesso ao cadastro, divida os fornecedores em categorias, registre detalhes dos pedidos, atualize o cadastro regularmente e use um software de gestão.

Por que é importante atualizar o cadastro de fornecedores?
Para garantir que as informações estejam corretas e atualizadas, permitindo a rápida adaptação a mudanças operacionais ou cadastrais e mantendo a conformidade com as regras de compliance.

Qual a importância de usar um software para gerenciar o cadastro de fornecedores?
Um software especializado automatiza tarefas repetitivas, economiza tempo, e implementa as dicas de organização de forma mais eficiente, além de oferecer segurança e facilidade no acesso às informações.