Ferramentas de gestão de tempo: 7 opções para aproveitar cada minuto!
Gerir o tempo e se manter produtivo tem se tornado um desafio cada vez mais presente na rotina de todos nós. Diante de tantas distrações, como as redes sociais e aplicativos de mensagens como o WhatsApp, aproveitar os benefícios que as ferramentas de gestão de tempo trazem para o seu dia a dia, pode ser um ótimo caminho.
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Ferramentas de gestão de tempo: 6 programas e apps essenciais
A mesma tecnologia que pode te trazer diversas opções de distração também pode ser sua aliada para o melhor aproveitamento de cada hora do seu dia.
Prova disso, são as seis ferramentas de gestão de tempo que organizamos a seguir. Todas tem o objetivo de te ajudar a ter mais controle sobre o seu tempo.
Curtiu? Então conheça as principais ferramentas de gestão de tempo:
- Toggl
- Trello
- Google Agenda
- Todoist
- Hubstaff
- RescueTime
- Tomato Timer
Conheça mais sobre cada uma, a seguir.
1. Toggl
Se você está em busca de ferramentas de gestão de tempo provavelmente já sofreu com um dia de expediente que parece não render o suficiente, não é mesmo?
O Toggl pode te ajudar a resolver esse problema. Com o aplicativo você consegue gerenciar seu tempo de maneira mais eficiente.
Como o site da ferramenta afirma, o objetivo desse sistema é construir ferramentas de trabalho para elevar a produtividade e eliminar o estresse.
O app pode ser instalado em smartphones Android ou IOS e registra o tempo gasto nas tarefas cotidianas e permite que você monitore quanto tempo gasta em uma tarefa.
Além disso, é possível registrar o tempo que você leva para realizar uma tarefa, e o sistema te notifica quando esse tempo acabar.
O sistema ainda identifica os momentos em que ela estava parada e isso ajuda a te alertar sobre quanto tempo você está desperdiçando.
Existe uma versão grátis com algumas limitações, mas que já pode te ajudar a ter uma ideia de como ela funciona.
2. Trello
Organizar tarefas fica muito mais simples utilizando o Trello, a ferramenta permite que você crie colunas que podem ser segmentadas pela etapa de cada projeto, por exemplo, a fazer, fazendo e feito. Também é possível separar por cliente ou turno de trabalho.
O sistema funciona como um gerenciador de projetos que pode ser usado individualmente para que você possa controlar a sua lista de tarefas e o estágio em que elas estão, ou para fazer a gestão de projetos em equipe.
É possível incluir observações, anexos, definir prazos e muito mais.
O sistema funciona por meio da tecnologia de arrasta e solta, sendo muito simples fazer as atividades caminharem de uma etapa para a próxima, ou voltarem para o backlog.
É uma importante ferramenta de gestão de tempo, porque permite que você reúna em um só lugar todas as atividades que precisa fazer, permite definir o prazo de cada uma e acompanhar o que falta para que sejam concluídas.
Tudo isso ajuda você a manter o foco no que está sendo executado, no que precisa começar a ser realizado, ao mesmo tempo que não deixa esquecer quais atividades estão na fila de espera.
3. Google Agenda
Nada mais indicado para aprimorar a gestão de tempo do que uma agenda, certo?
O Google Agenda nada mais é que uma forma de organizar todos os seus compromissos, eventos, tarefas, reuniões, pausas e tudo mais do seu dia-a-dia.
Através dessa ferramenta é possível criar eventos e definir o horário de execução, o melhor de tudo é que utilizando o mesmo e-mail logado no seu celular você recebe notificações sobre quando uma tarefa deve começar a ser executada.
Além de tudo isso é possível ver como seu dia está sendo dividido e quais os horários que você ainda tem disponível.
Ajuda você a observar o que ainda é possível executar em uma semana e o que deve ser realocado.
Lembre-se que não adianta encher sua agenda de atividades, se você não conseguir cumpri-las.
Reserve na agenda do Google o tempo real que você vai gastar para realizar cada atividade.
Um recurso que pode ser muito interessante para a gestão de tempo é a possibilidade das pessoas que trabalham com você ou tem o seu e-mail te convidadas para eventos como reuniões. Essa notificação também aparece por e-mail e a atividade, quando aceita, fica registrada na sua agenda. Isso tudo automaticamente.
4. Todoist
Outra das ferramentas de gestão de tempo ideal para quem gosta de se organizar criando listas de afazeres, o Todoist é excelente para quem busca uma ferramenta simples.
Com um layout bem intuitivo, o aplicativo permite que você tenha uma visão geral de tudo que precisa ser feito no dia, semana e mês.
Você também tem a opção de compartilhar sua lista com outros da sua equipe que fazem parte da mesma tarefa ou com o seu gestor que deve acompanhar o desenvolvimento de alguma atividade.
Faça o download e use a partir do seu smartphone.
5. Hubstaff
Se você tem dificuldade em controlar a quantidade de horas investidas em uma tarefa, vale a pena conhecer o Hubstaff. Esse sistema funciona muito bem para empresas, porque permite controlar o tempo de trabalho e a produtividade da equipe.
Através dele é possível controlar o tempo gasto em cada atividade, criar relatórios de produtividade e fazer o compartilhamento em tempo real.
A ferramenta possui uma versão de teste com 14 dias grátis para que você entenda melhor o funcionamento.
Ao contratar o plano pago você consegue até controlar via GPS a movimentação de seus colaboradores.
6. RescueTime
Já teve a sensação de que está a muito tempo na mesma tarefa sem conseguir concluí-la?
Através do RescueTime é possível gerar relatórios que detalham sua navegação, tanto no computador quanto no celular, para que você possa identificar o tempo real que passou fazendo a tarefa e quanto “perdeu” em outros lugares, como redes sociais.
Às vezes uma olhadinha rápida no instagram ou Whatsapp que parecem durar apenas alguns segundos podem virar muitos minutos desperdiçados.
A ferramenta te ajuda a monitorar isso para que você possa avaliar se a tarefa demanda muito tempo, ou se você está com falta de foco.
7. Tomato Timer
Já ouviu falar na técnica Pomodoro? Uma das técnicas mais famosas para a gestão de tempo, o método pomodoro consiste na alternância de períodos de 25 minutos de trabalho com 5 minutos de pausa e, a cada 4 ciclos, uma pausa maior.
Esta técnica busca aumentar o foco e a produtividade durante o tempo de trabalho, ao mesmo tempo que ajuda você a descansar a sua mente, evitando a sobrecarga.
O site Tomato Timer é gratuito e muito simples. Ele funciona como um cronômetro que após iniciado, dispara a cada 25 minutos. Logo, você saberá a hora de parar e quando se manter focado, sem precisar ficar olhando no relógio.
Simples, mas muito eficaz.
Já sabe qual das ferramentas de gestão de tempo você vai aplicar na sua rotina de trabalho? Comece pela que mais te chamou a atenção e vá testando. É possível combinar mais de uma.
Aproveite melhor seu tempo, seja no trabalho ou no lazer!
Este artigo foi escrito pela plataforma Negócios em Mente, que reúne as melhores ferramentas e cursos sobre empreendedorismo, marketing, gestão de projetos e muito mais!